流程步骤及审批环节的优化

一、流程步骤的优化

ESIA是传统的流程步骤优化分析方法，在数字化时代仍然是流程步骤精益化分析的主要方法。

消除（Eliminate）：主要针对多余环节、过度控制、时间过长等现象进行消除。
简化（Simplify）：主要针对环节耗用时间、环节处理过程、表单无用信息进行简化。
整合（Integrate）：主要针对流程环节进行整合，对信息数据进行集成。
自动化（Automate）：主要针对数据收集、传输、分析等工作采用信息化手段。

在进行ESIA处理时，RPA（流程机器人）、AI（人工智能）等新一代的数字化技术提供了更为强大的技术支撑和各种新的可能。

二、审批环节的精益化

企业管理某种意义上来说是一种平衡的科学，比如管控体系，管理者就常有“一放就混乱，一管就僵化\”的感觉。如何在两者之间找到一个平衡点，最大限度地提升企业运营效率，同时又能有效管控运营中的各类风险，这才是管控体系优化的真谛。

某企业的管理理者觉得当前管控环节太多，影响了企业运行效率和竞争力，提出减少10%审批节点的流程优化要求。那么，该如何开展此项工作？梳理和构建企业流程的数字化模型是第一步，也是关键的一步。有了数字化流程模型，接下来的审批节点优化工作将会展现出数字化时代令人耳目一新的效果，

1.基于动词自动获取审批环节，理清“分母”

审批环节减少10%，那首先就需要搞清楚当前有多少审批环节，即减少量的分母是多少，不然这个10%就无从谈起了。

要搞清楚当前有多少审批环节，则需要明确什么是审批环节？是流程步骤中有“审批\”两个字的吗？部门经理审核”、“批准采购申请”、“核准费用预算”，这些步骤是审批环节吗？事实上，“审批\”是泛指流程中的各种管控节点，属于审批环节的流程步骤是含有某一组动词的流程步骤。当然，企业也可以明确审批环节就是指含有“审批\”和“审核\”两个动词的流程步骤。

关于动词的使用规范，属于流程步骤的命名规则。企业需要在数字化平台中定义含有哪些动词的流程步骤属于审批环节。明确了审批环节的定义，数字化平台可以基于流程模型从所有流程步骤中自动捕获审批环节，理清楚当前有多少审批环节。这个数值也是审批环节减少10%这项工作的分母。

2.自动筛查和优化要素缺失的审批环节

对于任何属于审批环节的流程步骤来说，输入、输出、责任角色、责任岗位或人及授权规则这五项要素是最为重要的。其中，输入、输出、责任角色、责任岗位或人这四项要素是必须明确的，而授权规则取决于此审批环节责任角色中分配的责任岗位或人是一个还是多个，如果是多个，则还必须加上授权规则这个要素，以确保这个审批环节的权力和责任已落实到人，即没有所谓的组织断点。任何审批环节如果无法明确上述五项要素，那么这个审批环节就是画在流程图中也是没有意义的，因为根本无法执行，这种无法执行的审批环节自然是可以优化掉的，因为本身就是“纸上谈兵\”而已。

总之，所有审批环节要么补齐这五项要素，要么直接去掉，这是开展“审批环节减少10%”工作时动的“第一刀”。当然，数字化平台可以自动查找这些要素缺失的审批环节，并且不允许有缺失环节的流程发布执行，

3.理清楚所有审批环节的管控目的

即基于管理体系模型自动按岗位生成审批环节清单，也就是将每个岗位负责的所有审批环节出具一份清单。基于这份清单，请相关岗位的人针对每一个审批环节回答两个问题。

审什么。比如，关于“审批设备采购申请”有多个环节，每个环节的人员都要回答自己的这个环节是在审必要性、合规性、经济性、技术参数，还是别的什么内容。
审的依据是什么。即审核或审批人员要回答此环节审的依据是某项规章制度、技术标准、个人的经验知识还是其他。

某公司对400多个审批环节进行了这样的调研和梳理，发现有相当一批审批环节，相关岗位的人员都说不出在审什么。一个有趣的现象是，很多审批环节就是企业一把手自己执行的，当请他本人回答“审什么”和“审核的依据是什么”这两个问题时，有些活动他也答不上来。似乎按此逻辑这些审批环节都应精简掉，但是企业的一把手提出了不同的观点。他认为，按职责、权限分工或者业务逻辑推导，这些环节确实不一定非要他本人参与审批和决策，但是，将他本人放在审批的最后一个环节，前面相关审核环节的严格程度和效率就会不同。当前阶段，有些事项对于企业运营来说是非常重要的，这些事项将一把手放在最后一个环节进行审批会提升流程的整体效率和质量，能避免出现重大的风险。

最终，该公司对大部分不知道“审什么”或者“审的依据是什么”的流程步骤都进行了精简，保留了一小部分不知道“审什么”的环节。可以认为：精简掉的那部分属于管理的科学性范畴，而保留的那部分就属于管理的艺术性范畴。或许所有这些不知道“审什么”或者“审核依据是什么”的环节都会被列入应该精简的清单中，这是科学性的分析，但是，由于企业管理既有科学性的一面，也有艺术性的一面，所以在某些情况下，有些环节还应该保留，这需要管理者进行人工分析和决策。